حتراماً، با توجه به تغییر فرآیند ثبت نام حج تمتع در سال 97، در ادامه شرح عملیات سال های گذشته و روند فعلی به همراه مزایا و آسیب های آن به استحضار می رسد.

فرآیند ثبت نام حج تمتع در سال 96 :

• متقاضی جهت رزرو در کاروان می توانست با مراجعه به سامانه http:‏/‏/haj96.haj.ir به صورت اینترنتی و یا کاروان به صورت حضوری نسبت به رزرو در کاروان مورد نظر خود اقدام نماید. این در حالی بود که صرفاً 50% ظرفیت کاروان در اختیار مردم بود. اغلب مدیران کاروان ها، مراجعان خود را از طریق اینترنتی و استفاده از سهمیه 50% در اختیار مردم ثبت نام می کردند. در این حالت با تکمیل ظرفیت 50%، ظرفیت خالی کاروان(50% باقی مانده) به رؤیت متقاضیان نمی رسید و هرگونه تصمیم گیری برای ثبت نام یا عدم ثبت نام مراجعان بعدی در اختیار مدیر کاروان بود.
• در صورت رزرو از طریق سامانه، متقاضی می بایست ظرف 72 ساعت به دفتر کاروان مراجعه و پس از احراز اعتبار سند، برگه معرفی به پزشک را دریافت نماید.(در بعضی از سال ها این مرحله پس از پرداخت مرحله اول هزینه سفر انجام می شد)
• سپس متقاضی به مطب پزشک معرفی شده از سوی مرکز پزشکی حج و زیارت مراجعه و پس از تایید معاینات پزشکی جهت دریافت فیش هزینه سفر مجدداً به دفتر کاروان مراجعه می نمود.
• متقاضی، به همراه اصل سند و فیش هزینه سفر به یکی از شعب بانک ملی مراجعه و نسبت به پرداخت مرحله اول هزینه سفر اقدام می کرد.(این امر در شعبه توسط دو باجه صورت می گرفت : باجه حج و باجه سیبا که یک کار ترکیبی سیستمی و دستی 3 مرحله ای بود)
• پس از واریز و پرفراژ توسط بانک ملی بعضاً متقاضی جهت ادامه فرآیند به مدیر کاروان مراجعه می کرد.
• جهت پرداخت قسط مرحله دوم و فیش قربانی نیز زائر دوبار دیگر می بایست تا دفتر کاروان مراجعه و فیش پرداختی جدید را دریافت می نمود.

7 ‏- در صورت درخواست متقاضی مبنی بر انتقال از یک کاروان به کاروان دیگر و افزایش هزینه سفر، متقاضی برای دریافت فیش مابه التفاوت جدید می بایست به دفتر کاروان مراجعه و سپس برای دریافت آن به بانک مراجعه نماید.

آسیب های فرآیند قبلی عبارتند از :

1 – اعمال مدیریت بر 50% ظرفیت کاروان توسط مدیر استان و مدیر کاروان

2 – مراجعه حداقل سه باره متقاضی به دفتر کاروان و بانک برای پرداخت هزینه سفر و قربانی

3 – صرف وقت بسیار زیاد توسط متقاضی

4 – ایجاد ترافیک در شهر

5 – مصرف سوخت مضاعف و ایجاد آلودگی هوا

6 – صرف وقت زیاد توسط کاربران شعب بانک ملی

7 – ایجاد ازدحام در دفاتر کاروان ها و شعب بانک ملی

فرآیند ثبت نام حج تمتع در سال 97 :

• متقاضی جهت رزرو در کاروان می توانست با مراجعه به سامانه http:‏/‏/reserve.haj.ir به صورت اینترنتی و یا کاروان به صورت حضوری نسبت به رزرو در کاروان مورد نظر خود اقدام نماید. در سال جاری 90% ظرفیت کاروان در اختیار مردم قرار داشت.
• در صورت رزرو از طریق سامانه، متقاضی می بایست ظرف 72 ساعت با همراه داشتن اصل سند به دفتر کاروان مراجعه نماید.
• پس از مراجعه متقاضی به دفتر کاروان جهت قطعی  نمودن ثبت نام ، اصل سند از متقاضی دریافت و برگه ای حاوی اطلاعات پزشک مورد تایید مرکز پزشکی حج و زیارت و کد رهگیری جهت پرداخت هزینه سفر به متقاضی تحویل می شود.
• متقاضی با مراجعه به سامانه http:‏/‏/reserve.haj.ir و پس از ورود نام کاربری و کد رهگیری چاپ شده در برگه ثبت نام، اقدام به پرداخت الکترونیکی هزینه سفر(مرحله اول) می نماید و در همان لحظه تایید واریز خود را دریافت می کند. ثبت نام متقاضی در این مرحله به پایان رسیده است.
• برای واریز مرحله دوم و هزینه قربانی در زمان مقرر، پیامکی به متقاضی مبنی بر مراجعه به سامانه و پرداخت مربوطه ارسال خواهد شد. در این مراحل نیازی به مراجعه متقاضی به دفتر کاروان و بانک ملی نخواهد بود. این مهم با ثبت کد ملی و کد رهگیری انجام خواهد پذیرفت.
• در صورت انتقال از یک کاروان به کاروان با هزینه بالاتر، متقاضی با همان کد ملی و کد رهگیری وارد سامانه شده و نسبت به پرداخت مابه التفاوت اقدام خواهد کرد. در این مرحله نیز نیازی به مراجعه متقاضی به دفتر کاروان نیست.

مزایای فرآیند سال جاری :

1 – رفع آسیب های فرآیند قبلی

2 – توسعه دولت الکترونیک و اجرای سیاست های دولت محترم در توسعه فن آوری اطلاعات و کاهش مراجعه مردم به دستگاه ها

3 – اجرای عدالت و برابری برای آحاد متقاضیان در هنگام ثبت نام در کاروان ها حج تمتع با توجه به علایق و خواست خود

4 – با توجه به اخذ شماره موبایل معتبر از متقاضیان، اطلاع رسانی به هنگام و مؤثر صورت خواهد پذیرفت.

5 – با توجه به الکترونیکی نمودن فرآیند موجود در شعب بانک ملی و هماهنگ سازی با فرآیند داخل سازمان، کاهش چشمگیر مغایرت بانکی

6 – افزایش رضایتمندی متقاضیان

آسیب های فرآیند سال جاری :

1 – بی سواد بودن برخی از متقاضیان و عدم امکان بهره مندی از رایانه و اینترنت. به همین دلیل، همه دفاتر خدمات زیارتی سراسر کشور موظف به ارائه خدمات به این دسته از متقاضیان شده اند. اگرچه در این زمان حتی در هر روستا هم دفتر ICT موجود است.

2 – نداشتن کارت بانکی برخی از متقاضیان