دستورالعمل

دستورالعمل تحویل مدارک عمره 94-93

همراه داشتن مهر دفتر جهت انجام کلیه امورعمره (خصوصاً تحویل ویزا و بلیط ) الزامی می باشد.

ضروری است قبل از ارسال به استان، یک پرینت از اطلاعات فارسی و لاتین زائران (در منو گزارشات ، گزارش گذرنامه های ثبت شده ) تهیه نموده و با اصل گذرنامه تطبیق دهید و سپس نسبت به رفع ایرادات تایپی اقدام نمایید. درصورت عدم کنترل اطلاعات فارسی و لاتین و بروز خطا در ویزا یا بلیط زائران ، تبعات ناشی از آن به عهده کارگزار محترم می باشد.
کارگزاران محترم دقت نمایند حتماً اطلاعات زائران همراه را روی برچسب پشت گذرنامه ثبت نمایند. لازم است برچسب به صورت خوانا و بدون خط خوردگی بوده و کد همراهان نیز روبروی اسم آنها نوشته شود. در صورت عدم درج اطلاعات زائر همراه پشت گذرنامه و جاماندن زائر همراه، تبعات ناشی از آن بعهده کارگزار محترم می باشد.
گذرنامه های زائران را در دسته های 20 تائی و بر اساس ردیف ایشان (ردیف در کاروان) بسته بندی نموده و گذرنامه عوامل را نیز در ردیف خود قرار دهید.
ضروریست اطلاعات زائران همراه ومحارم نیز همزمان با اطلاعات زائراصلی به استان ارسال گردد درغیر اینصورت عواقب ناشی از جاماندن زائر همراه و زن زیر 45 سال و یا ارسال مجدد رقم طلب، برعهده کارگزار میباشد.
کارگزاران محترم حتماً در ثبت اطلاعات مَحارم زائران زن زیر 45 سال دقت نمایند چرا که در صورتی که فرد مَحرَم از سفر باز بماند زائر زن زیر 45 سال نیز امکان اعزام نخواهد داشت.
کارگزاران محترم حتماً دقت داشته باشند گذرنامه زنان زیر 45 سال باید با گذرنامه مَحرمشان همزمان با هم تحویل شرکت مرکزی گردد. در غیر اینصورت عواقب ناشی از جا ماندن زائر زن بعهده کارگزار می باشد.
جهت تسریع در امور و جلوگیری از بوجود آمدن مشکل یک لیست از زائران مونث زیر 45 سال بهمراه محارمشان همراه داشته باشید.
هنگام تحویل گذرنامه دقت نمائید در صورت عدم ارسال اطلاعات زائران همراه ، گذرنامه زائر اصلی نیز تحویل داده نشود.
در سال های گذشته موارد بسیاری وجود داشته که بانک به اشتباه جنسیت زائران مونث را مذکر ثبت نموده و هرچند کارگزار نسبت به تعیین محرم برای آن خانم اقدام می نمود ولیکن سیستم به علت مذکر بودن جنسیت زائر از ثبت محرم برای وی خودداری می کرد، لذا لازم است حتما قبل از ثبت محرم برای زائران زن زیر 45 سال در قسمت اطلاعات فردی جنسیت زائر را کنترل و از مونث بودن آن مطمئن گردید.
لازم است قبل از تحویل گذرنامه زائران به شرکت مرکزی موارد ذیل را در خصوص گذرنامه ایشان کنترل نمائید:

الف) گذرنامه حداقل 7 ماه از زمان پرواز اعتبار داشته باشد. ( 6 ماه و 11 روز نیز با تعهد دریافت می گردد)

ب) داشتن حداقل 2 صفحه خالی روبه روی هم.

ج) الصاق یک عدد عکس رنگی 4*6 با زمینه روشن و مطابق با عکس گذرنامه به صفحه اول گذرنامه، (لازم بذکر است عکس ها را به نحوی با چسب به گذرنامه الصاق نمائید که هنگام جدا کردن آن از گذرنامه نه عکس آسیب ببیند و نه خود گذرنامه). از دریافت عکس های تار، اسکن شده، با زمینه تیره، مخدوش ، دارای لک ، با عینک ، کلاه و کراوات و ... خودداری می شود.

د) کنترل مهرهای ورود و خروج پلیس ایران (به تعداد مهر های قرمز باید مهر آبی وجود داشته باشد)

تبصره : زائرانی که مقیم ایران نیستند و گذرنامه اشان در کشور محل اقامتشان صادر شده معمولاً یک مهر قرمز کمتر از مهر های آبی دارند.

هـ) کنترل سن فرزندان همراه. ( فرزندان بالای 17 سال می بایست گذرنامه مجزا داشته باشند).

و) با توجه به اینکه مشاهده شده بعضاً اداره گذرنامه هنگام صدور گذرنامه، در درج اطلاعات لاتین زائر دچار اشتباه می شود ( مثلاً نام پدر حمید بوده ولی در نام پدر لاتین MOHAMMAD و یا KAMID و ... ثبت شده) لازم است گذرنامه به زائر عودت داده شود و زائر پس از مراجعه به اداره گذرنامه و تعویض گذرنامه (این امر بدون هزینه و در اسرع وقت صورت می پذیرد) با گذرنامه جدید و بدون اشکال به دفتر مراجعه نماید. در ضمن، این مورد ممکن است در شماره گذرنامه نیز بوجود بیاید. ( شماره گذرنامه یک بار روبروی کد ملی با حرف انگلیسی و یک بار بالای عکس بدون حرف انگلیسی درج شده که لازم است شماره ها با هم مطابقت داشته باشد ) در غیر این صورت باید گذرنامه تعویض گردد. مورد دیگر که در این خصوص وجود دارد بعضاً به جای تاریخ تولد میلادی کلمه INVALID درج می شود که در این موارد نیز گذرنامه باید تعویض گردد.

تحویل مدارک عمره تنها در 2 مرحله انجام میشود. مرحله اول تحویل مدارک 30 روز قبل از پرواز وحداقل 90% ظرفیت کاروان بهمراه 2 نفر از عوامل می باشد.
در مرحله دوم می بایست مدارک 10% باقی مانده را حداکثر 25 روز قبل از پرواز تحویل نمائید.
از دریافت گذرنامه زائران مونث زیر 45 سال و اطفال زیر 12 سال در مرحله دوم تحویل مدارک بدون زائر محرم و سرپرست و خودداری می شود. لازم بذکر است در صورتی که فقط یک یا چند زن بالای 45 سال جهت مرحله دوم باقی مانده حتما می بایست حداقل یک مرد نیز برای تحویل مدارک ایشان نگه داشته شود.
کارگزاران محترم حتماً پس از تحویل بلیط و ویزا نسبت به کنترل دقیق تمام موارد اعم از ویزا شدن نفرات همراه، مخدوش نبودن برچسب ویزا، ساعت و تاریخ پرواز و ... اقدام نمایند. و در صورت مشکل سریعا گذرنامه را جهت رفع ایراد به شرکت مرکزی تحویل نمایند.

در پایان متذکر می شود در صورت بروز هرگونه خطا از جانب کارگزار که منجر به ایجاد خدشه در امور ویزا و بلیط زائران گردد،مراتب جهت کسر امتیاز دفتر و درج در پرونده، به مدیریت حج و زیارت استان تهران منعکس خواهد شد.